Tietosuojaseloste / Asiakasrekisteri / Moilas Oy

1. Rekisterinpitäjä

Moilas Oy
Osoite: Paakarinpolku 1, 76850 Naarajärvi
Y-tunnus: 1974649-4
Yhteystiedot: info@moilas.fi p. 015 785 1200

Tietosuojasta vastaava henkilö:
Sami Mustonen
sami.mustonen@moilas.com

2. Rekisterin nimi

Moilas Oy:n asiakas- ja viestintärekisteri

3. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa pyrimme kertomaan mahdollisimman avoimesti ja läpinäkyvästi, miten käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja, sekä kuvaamaan henkilötietojen käsittelyn edellytykset ja laajuus sen varmistamiseksi, että laissa asetetut edellytykset rekisteröityjen henkilötietojen ja yksityisyyden suojalle täyttyvät ja ettei rekisteröityjen oikeuksia loukata. Rekisteröidyillä tässä selosteessa tarkoitetaan seuraavia henkilöryhmiä:

Asiakkaat sekä asiakasyritystemme yhteyshenkilöt
Potentiaaliset asiakkaat sekä potentiaalisten asiakkaidemme yhteyshenkilöt
Organisaatiomme verkkosivuilla vierailevat henkilöt

4. Henkilötietojen asianmukainen käsittely

Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menetelmillä varmistetaan, että toimintatapamme henkilötietojen käsittelyssä sekä toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi ovat asianmukaiset. Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menettely on toteutettu Moilas Oy:ssä seuraavalla tavalla:

Tietojen käsittelyyn on tietty käyttötarkoitus ja lainmukainen peruste. Käsittely on rekisteröidyn kannalta läpinäkyvää.
Rekisteröidyistä käsitellään vain tarpeellista tietoa ja vain siihen tarkoitukseen, mihin tiedot on alunperin kerätty.
Tietoja voivat käsitellä organisaatiossa vain ne henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta tarve. Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain tarkoituksenmukaisella tavalla.
Tietoja säilytetään asianmukainen turvallisuus huomioiden ja vain niin kauan kuin on tarpeen.
Tiedot ovat täsmällisiä ja ajan tasalla.

5. Oikeusperuste ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan seuraavista laillisista perusteista:

Välillämme solmittu sopimus
Yhtiötä velvoittava lainsäädäntö
Rekisteröidyn antama suostumus
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Tilanteissa, joissa käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, olemme tehneet tasapainotestin ja arvioineet, että henkilötietojen suojaa edellyttävät henkilön edut tai perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä meidän oikeutettua etuamme.

Kerättäviä tietoja käytetään Moilas Oy:n asiakas- ja kuluttajasuhteiden hoitamiseen; asiakkuuksien saamiseen; hallintaan ja kehittämiseen; asiakaspalvelun kehittämiseen ja asiakaskokemuksen parantamiseen; paremman asiakaspalvelun tarjoamiseen; markkinointikampanjoiden hallinnointiin; uutiskirjeen lähettämiseen; reklamaatioiden käsittelyyn; liiketoiminnan ja palveluiden kehittämiseen; analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

6. Henkilötietojen kerääminen

Keräämme ja käsittelemme tietoja esimerkiksi silloin, kun

annat meille tietojasi asioidessamme kanssamme yritysasiakkaana tai muun sidosryhmämme yhdyshenkilönä
tarvitsemme kumppaneistamme tietoja muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa (esim. Kaupparekisteri)
annat meille kuluttajapalautetta, pyydät tietoja tai jätät yhteydenottopyynnön

osallistut markkinointikampanjaamme tai tutkimukseemme

7.Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

yritysasiakkuuden perustiedot, kuten nimi, titteli, suhteesi edustamaasi yritykseen, yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelin) ja asiointikieli
asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaus-, maksu- ja laskutustiedot ja viestit
rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset
kuluttajapalautteeseen liittyvät henkilötiedot ja markkinointikampanjoissa palkintojen toimituksiin liittyvät yhteystiedot (esim. nimi, osoite ja puhelin)
verkkosivustomme käytön yhteydessä kertyvät tiedot, esim. evästeiden keräämät tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset).

8. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Asiakkuuksissa henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Tarpeellisilta osin tietoja voidaan säilyttää myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa (esim. henkilötiedot, joita tarvitaan vaatimuksiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti).

Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
Kuluttajakauppaa koskevien vastuiden täyttäminen

Sähköpostimarkkinointilistaltamme pääset poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissa olevan poistumislinkin kautta.

Suostumus evästeisiin säilyy selaimessa automaattisesti 12 kuukautta, jolloin sitä kysytään verkkosivukävijältä uudestaan, ellei verkkosivukävijä tyhjennä tai poista selaimeltaan evästeitä, tai ellemme muuta evästekäytäntöjämme. Näissä tapauksissa pakotamme verkkosivukävijän päivittämään suostumustilansa nykyistä evästekäytäntöämme vastaavaksi. Tässä tapauksessa verkkosivukävijän suostumustila palautuu vain välttämättömiin evästeisiin, ennen kuin hän on hyväksynyt/hylännyt evästeet.

9. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Kuluttajien henkilötietoja käsitellään Moilas Oy:n ulkopuolella vain tarvittaessa (esim. markkinointikampanjan toteutus ja palkintojen toimitus yhteistyökumppanin toimesta). Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset. Käytämme asiakastietoja kolmansien osapuolten kanssa myös analytiikka- ja personointi tarkoituksiin.

Voimme myös toimittaa tietojasi viranomaisille, mikäli lainsäädäntö velvoittaa meitä luovuttamaan tiedot, jos se on tarpeen esimerkiksi petoksen tai muun laittoman toimen ehkäisemiseksi tai tutkimiseksi. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös muille tahoille toimivaltaisen tuomioistuimen määräyksestä. Lisäksi voimme luovuttaa tietojasi mahdollisen liiketoiminnan myynnin tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä liiketoiminnan ostajalle tai muulle yritysjärjestelyyn liittyvälle relevantille taholle.

Moilas Oy huolehtii tietoja siirtäessään ja käsitellessään tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n Tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Emme siirrä henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen luottamuksellisuus on meille tärkeää. Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä. Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen turvallisuuden varmistamiseksi:

Henkilörekistereihin pääsy on käyttöoikeuksin rajattu siten, että tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt henkilöt, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään.
Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät laitteet ja tietojärjestelmät ovat riittävillä tavoin teknisesti suojattuja ja pääsy niihin on suojattu asianmukaisilla menetelmillä mukaan lukien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja vaihtuvat salasanat, palomuurit ja muut tekniset keinot.
Henkilökunta on kattavasti koulutettu ja ohjeistettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin henkilötietoihin.
Sähköisistä tiedostoista otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
Paperimuotoiset tiedot säilytetään lukituissa tiloissa.
Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.
Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti kielteinen vaikutus rekisteröityjen tietosuojaan, ilmoitamme loukkauksesta mahdollisimman pian toimivaltaisille viranomaisille sekä asianomaisille rekisteröidyille, jos sovellettava tietosuojalainsäädäntö tätä edellyttää

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää tietojesi korjaamista tai poistamista; tietojen korjauspyyntö tulee tehdä yksilöidysti siten, että voimme helposti korjata virheen. Huomaa kuitenkin, että niitä henkilötietoja ei voida poistaa, jotka ovat välttämättömiä esimerkiksi soveltuvan lain vaatimusten vuoksi. Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa. Jos käsittely on perustunut suostumukseen, on rekisteröidyllä aina oikeus peruuttaa saamansa suostumus. Rekisteröidyllä voi myös olla oikeus saada meille toimittamansa itseään koskevat tiedot ja siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen info@moilas.fi. Jos sen jälkeen koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä tietosuojaviranomaisen puoleen, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi.

12. Evästeet

Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkosivulla www.moilas.fi. Eväste on tekstitiedosto, joka lähetetään Moilas Oy:n verkkopalvelimelta ja tallennetaan verkkoselaimeesi tai yksikköön. Voimme käyttää evästeitä tilastollisiin tarkoituksiin, kuten verkkosivuston käytön seurantaan käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa niiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivustomme toiminnan, käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivuston käytettävyyteen.

13.Muutokset tietosuojaselosteeseen

Seuraamme tietosuojalainsäädännön muutoksia sekä haluamme kehittää liiketoimintaamme jatkuvasti ja pidätämme siksi oikeuden muuttaa tai päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 19.2.2024.

Tietosuojaseloste / Rekrytointirekisteri / Moilas Oy

1. Rekisterinpitäjä

Moilas Oy
Osoite: Paakarinpolku 1, 76850 Naarajärvi
Y-tunnus: 1974649-4
Yhteystiedot: info@moilas.fi p. 015 785 1200

Tietosuojasta vastaava henkilö:
Sami Mustonen
sami.mustonen@moilas.com

2. Rekisterin nimi

Moilas Oy:n rekrytointirekisteri

3. Yleistä

4. Henkilötietojen asianmukainen käsittely

Tietojen käsittelyyn on tietty käyttötarkoitus ja lainmukainen peruste. Käsittely on rekisteröidyn kannalta läpinäkyvää.
Rekisteröidyistä käsitellään vain tarpeellista tietoa ja vain siihen tarkoitukseen, mihin tiedot on alunperin kerätty.
Tietoja voivat käsitellä organisaatiossa vain ne henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta tarve. Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain tarkoituksenmukaisella tavalla.
Tietoja säilytetään asianmukainen turvallisuus huomioiden ja vain niin kauan kuin on tarpeen.
Tiedot ovat täsmällisiä ja ajan tasalla.

5. Oikeusperuste ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Moilas Oy:n oikeutettu etu sekä mahdollisista työ- tai muuta sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen. Joissakin tilanteissa, kuten silloin, kun henkilötietojasi käsitellään henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin suorittamiseksi, oikeusperusteena on suostumus kyseiseen käsittelyyn.

Mikäli työnhakija ei halua toimittaa Moilas Oy:n rekrytoinnin edellyttämiä henkilötietoja, Moilas Oy ei voi ottaa kyseistä henkilöä huomioon rekrytointiprosessissa. Henkilötietojen toimittaminen rekrytointiprosessia varten on vapaaehtoista.

Käsittelemme tietoja Moilas Oy:n työnhakuprosessin läpiviemiseksi, esimerkiksi työhakemusten käsittelyyn, työnhakijoiden informointiin rekrytointiprosessin etenemisestä, haastattelujen järjestämiseksi sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden arvioimiseksi.

6. Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme henkilötietoja suoraan työnhakijalta. Soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten julkisista tietokannoista. Tietoja kerätään, kun henkilö lähettää tietoja rekrytointitarkoituksessa.

7. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

Perushenkilötiedot, kuten: nimi, puhelinnumero, sähköposti, osoite; ja
Työkokemukseen liittyvät tiedot, kuten: koulutustiedot, aikaisempi työkokemus, tutkinnot, kielitaito, tehtävässä tarvittavat osaamiset sekä suosittelijat; ja
Rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, kuten: tiedot, jotka koskevat rekrytointiprosessin etenemistä, hakemusta koskevat muistiinpanot ja mahdolliset haastattelut, tarvittaessa soveltuvuusarvioita koskevat tiedot.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään hakuprosessin ajan ja tiedot poistetaan aikaisintaan kuusi (6) kuukautta hakemuksen vastaanottamisen jälkeen ja viimeistään 24 kuukauden jälkeen.

9. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja Moilas Oy:n ulkopuolisille kolmansille osapuolille lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa, jos siihen on tarve tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilörekistereihin pääsy on käyttöoikeuksin rajattu siten, että tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt henkilöt, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään.
Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät laitteet ja tietojärjestelmät ovat riittävillä tavoin teknisesti suojattuja ja pääsy niihin on suojattu asianmukaisilla menetelmillä mukaan lukien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja vaihtuvat salasanat, palomuurit ja muut tekniset keinot.
Henkilökunta on kattavasti koulutettu ja ohjeistettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin henkilötietoihin.
Sähköisistä tiedostoista otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
Paperimuotoiset tiedot säilytetään lukituissa tiloissa.
Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.
Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti kielteinen vaikutus rekisteröityjen tietosuojaan, ilmoitamme loukkauksesta mahdollisimman pian toimivaltaisille viranomaisille sekä asianomaisille rekisteröidyille, jos sovellettava tietosuojalainsäädäntö tätä edellyttää.

11. Rekisteröidyn oikeudet

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Seuraamme tietosuojalainsäädännön muutoksia sekä haluamme kehittää liiketoimintaamme jatkuvasti ja pidätämme siksi oikeuden muuttaa tai päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 19.2.2024.